השלב השלישי, הכנת רשימות המוזמנים לפי קבוצות ובכלל. לרוב זה מאוד מקל להתמודד עם כמות גדולה של מוזמנים אם מחלקים את המוזמנים לפי קבוצות שיוך

 אם כי אין זה חובה. תחילה חושבים את מי מעוניינים להזמין תקופת התיכון, מתקופת הצבא, את מי להזמין מהאוניברסיטה וכדומה.

 על כל מוזמן ניתן לרשום מספר פרטים כגון מספר טלפון התקשרות, כתובת למשלוח ההזמנה, האם הוא מגיע לבד או החברת האשה/ילדים/משפחה וכדומה. זה שלב מאוד מתיש ולרוב גם צריך שיתוף פעולה מורכב מצד ההורי החתן והורי הכלה כאחד מאחר ולרוב יש להם רשימה משלהם. כמו כן צריך לשלוח הזמנות לכל המוזמנים ו/או להתקשר אליהם על מנת לבדוק מי באמת מגיע ובאיזה הרכב. יש לזכור שכל מוזמן שווה מנה יקרת ערך אצל הקיטרינג ורצוי לנהל את אישור הגעת המוזמנים בצורה יעילה ומדוייקת.

התוכנה "מתחתנים בקלי קלות" עוזרת כמובן גם בשלב זה של ניהול החתונה. במסך המוזמנים ניתן להקליד את פרטיהם של כל המוזמנים לחתונה. לכל מוזמן ניתן להכניס את הפרטים הבאים:

·        שם/שמות + שם משפחה

·        טלפון

·        כתובת (שתופיע גם על המעטפה)

·        לאיזו קבוצה הוא שייך(צבא,אוניברסיטה,חברים וכו)

·        לאיזה צד/קירבה הוא שייך (כלה\חתן\משותף)

·        כמה מוזמנים.(זו גם יכולה להיות משפחה עם 4 ילדים)

·        כמה יבואו.(יכול להיות שזו משפחה אבל רק ההורים באים- כלומר רושמים 2 )

·        באיזה שולחן יושבים

·        האם נשלחה למוזמן זה הזמנה

·        האם אישרו הגעה או לא( או אולי אמרו שלא יגיעו)

·        האם צריך הסעה

 

בשלב זה התוכנה מספקת גם סטטיסטיקות לגבי המוזמנים. כלומר בכל רגע נתון הזוג יכול לדעת כמה אורחים הוא הזמין, כמה מהם אישרו הגעתם, כמה מהם עדין לא אישרו,

כמה הודיעו שלא יגיעו וכמה הזמנות נשלחו. כמו כן ישנה אפשרות לחיפוש, מיון וסינון למוזמנים בנוחות על מנת להקל על הזוג את מלאכת עדכון הפרטים.

 

לחצו כאן על מנת לראות תמונת מסך של מסך מוזמנים.